Rechnung schreiben

Die korrekte Rechnungslegung ist für den Erfolg eines Unternehmens elementar. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Leistungen und Produkte richtig in Rechnung stellen.

Rechnung schreiben – darauf sollten Sie achten

Der erste Kundenauftrag ist abgeschlossen, der Start in die Selbstständigkeit damit geglückt. Doch vielleicht stehen Sie nun vor der Frage: „Wie rechne ich richtig ab?“. In der Tat ist die Rechnungsstellung nicht nur einer der wichtigsten Punkte im geschäftlichen Alltag, es gibt auch jede Menge Vorschriften, wie Rechnungsdokumente aufgebaut sein und was sie enthalten müssen. Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine korrekte Rechnung schreiben. 

Als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben

Viele Unternehmer und insbesondere Kleinunternehmer fragen sich, ob es für diese Gruppe der Selbstständigen besondere Vorschriften beim Ausstellen von Rechnungen gibt. Grundsätzlich ist diese Frage mit „Nein“ zu beantworten, Sie müssen als Kleinunternehmer dieselben Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen machen. Zusätzlich ist jedoch ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung (nachzulesen in §19 UStG) anzubringen. Dieser kann beispielsweise so aussehen: 

  • Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß §19 UStG 
  • Kleinunternehmer nach §19 UStG 
  • Umsatzsteuerfreie Rechnung gemäß §19 UStG 

Die Pflichtangaben – ohne sie geht gar nichts

Bei jeder Rechnung – insbesondere bei der ersten – sind die Pflichtangaben zu beachten, die in §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt sind. Gemäß §14 Abs.4 UStG muss eine Rechnung mindestens diese Angaben enthalten: 

  • Ihren vollständigen Namen und den vollen Namen des Auftraggebers 
  • Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID-Nummer 
  • Das Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) 
  • Eine Rechnungsnummer (kann beliebig, muss aber für das Finanzamt nachvollziehbar sein) 
  • Eine eindeutige Bezeichnung des Produktes/der Leistung, Lieferdatum sowie Menge des Produktes/der Leistung 
  • Das Entgelt inklusive der Steuersätze und Steuerbeträge 

Nur wenn Sie keine dieser verpflichtenden Angaben auf Ihrer Rechnung vergessen haben, ist sie wirksam. Das Finanzamt kann bei fehlerhaft ausgestellten Rechnungen diese zum einen rügen, zum anderen aber auch eine Anerkennung verweigern. Hier sollten Sie entsprechende Sorgfalt an den Tag legen. 

Die Gestaltung der Rechnung: Design macht Eindruck

Neben den Pflichtangaben verbleibt Ihnen ein gewisser Gestaltungsspielraum bei Ihren Rechnungen. Dabei gilt grundsätzlich: Ein schickes Design hinterlässt Eindruck beim Kunden und vermittelt Professionalität. Daher kann es sich durchaus lohnen, etwas Zeit in die Gestaltung der Rechnung zu stecken.

Da das Design immer von der Branche abhängig ist, lassen sich dazu keine pauschalen Aussagen treffen. Was jedoch fast immer geht: Das Logo Ihres Unternehmens. Es ist Ihr wichtigstes Wiedererkennungszeichen und sollte daher unbedingt mit auf das Dokument.  

Rechnung schreiben und versenden: Darauf kommt es an

Spätestens wenn die Rechnung fertig ist, fragen Sie sich, wie Sie sie am besten an den Kunden versenden und welche rechtlichen Vorgaben es dazu gibt.

Die gute Nachricht direkt zu Beginn: Rechtliche Vorgaben zum Versand von Rechnungsdokumenten existieren kaum – Sie können Ihre Rechnungen also verschicken, wie Sie wollen. 

Per Post, E-Mail oder Fax – es bleibt Ihnen überlassen.

Eine Rechnung anschließend korrigieren: Was ist zu tun?

Vielleicht kommt Ihnen diese Situation bekannt vor – auftreten kann sie auf jeden Fall: Sie haben Ihre Rechnung an den Kunden versandt und erhalten im Anschluss einen Anruf von ihm. Er sei verzogen und habe eine neue Adresse – gleichzeitig bittet er Sie, die Rechnungen ab sofort an die neue Anschrift zu versenden. Auch kann es vorkommen, dass Sie sich beim Rechnungsbetrag verrechnen oder der Kunde aus anderen Gründen nicht einverstanden ist.

Kommt so etwas vor, sollten Sie die Rechnung auf keinen Fall einfach löschen. Gehen Sie stattdessen professioneller vor, stornieren Sie die Rechnung und versenden im Anschluss die korrigierte Version. 

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