Buchhaltung für Existenzgründer

Ordnung ist das halbe Gründerleben! Eine korrekte Buchhaltung sichert Ihr Unternehmen. Worauf Sie achten sollten, zeigen wir Ihnen hier.

Buchhaltung: Das sollten Existenzgründer wissen

Als künftiger Unternehmer sind Sie per Gesetz zur Buchhaltung verpflichtet – doch gute Buchführung beginnt bestenfalls schon vor der Gründung. Einnahmenüberschussrechnung, doppelte Buchführung, Bilanzierung: Es hängt von der Größe und der Rechtsform Ihres Unternehmens ab, welche Buchführungspflichten für Sie gelten. Was Sie als Existenzgründer rund um das Thema Buchhaltung wissen müssen, erfahren Sie hier. 

Die bilanzielle Gewinn- und Verlust-Rechnung

GuV erstellen: Ermittlung des betrieblichen Erfolges

Wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses bei Kaufleuten und Gewerbetreibenden ist neben der Bilanz die sogenannte Gewinn- und Verlustrechnung (GuV-Rechnung). Mit ihr ermitteln Sie den unternehmerischen Erfolg, sprich den betrieblichen Gewinn oder Verlust. Wenn man es so will, ist sie die „große Schwester“ der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die etwa für Freiberufler verpflichtend ist. Im Rahmen der Bilanz ist die GuV als Bestandteil der doppelten Buchführung verpflichtend am Jahresende zu erstellen. Buchungstechnisch betrachtet, ist das Konto „GuV“ ein Unterkonto des EigenkapitalsAufwands- und Ertragskonten werden über das Geschäftsjahr getrennt voneinander geführt (etwa Mietaufwand, Kfz-Aufwand oder Stromkosten) und erst am Jahresende auf das GuV-Konto übertragen.   Das geschieht aus Gründen der Übersichtlichkeit, um die einzelnen Aufwendungen und Erträge erst nach Kategorien sortieren zu können. Schlussendlich lesen Sie aus der GuV den unternehmerischen Erfolg heraus: Sind die Erträge insgesamt höher als die Aufwendungen, ist der überschießende Teil als Gewinn zu verbuchen. Übersteigen hingegen die Aufwendungen den Gesamtjahresertrag, fährt das Unternehmen Verluste ein.  

Rechnungen schreiben

Wie Sie richtig abrechnen, wie eine Rechnung aufgebaut sein und was sie beinhalten muss, erfahren Sie hier.

Brutto- oder Netto-Prinzip?

Bilanzen sind entsprechend der handelsrechtlichen Bestimmungen nach dem Bruttoprinzip zu erstellen. Doch Achtung: Damit ist nicht das Bruttoprinzip im umsatz-steuerlichen Sinne gemeint. Vielmehr bedeutet es, dass Sie alle Einzelpositionen der GuV einzeln nacheinander oder sortiert nach Konten auflisten – eine Verrechnung (zum Beispiel zwischen Forderungen und Schulden) im Vorhinein findet nicht statt. Sie ist nur in speziellen Fällen zulässig und muss im Vorfeld vom Finanzamt genehmigt werden. 

Konten- oder Staffelform?

Sie haben beim Aufbau der Bilanz die Wahl zwischen Kontenform und Staffelform. Bei beiden Formen wird zwischen Aktiv- und Passivseite (Aktiva und Passiva) unterschieden. Bei einer Gliederung nach Konten ist auf die jeweilige Seite zu achten. Ergibt sich ein Saldo auf der Aktivseite, hat das Unternehmen Gewinn erwirtschaftet – bei einem Saldo auf der Passivseite hat es Verluste eingefahren. 

Gliedern Sie Ihre Bilanz nach Staffelform, verzichten Sie auf eine Anordnung nach Konten. Stattdessen listen Sie die einzelnen Wirtschaftsgüter und ihren Wert untereinander auf und ziehen am Ende die eine von der anderen Seite ab. So erhalten Sie Ihren Gewinn oder Verlust. 

 

Gesamt- oder Umsatzkostenverfahren?

Bei der GuV haben Sie die Wahl zwischen dem Gesamtkostenverfahren (GKV) und dem Umsatzkostenverfahren (UKV). Beiden Verfahren liegt der erwirtschaftete Umsatz des Unternehmens zugrunde. Beim GKV stellen Sie alle Kosten den mit ihnen verbundenen Erlösen gegenüber. Minderungen des Bestandes werden als Aufwand, Zugänge als Ertrag verbucht. Weiterhin werden die Kosten einzeln aufgeschlüsselt (Personalkosten, Materialkosten, usw.). 

Beim UKV werden nur Kosten einbezogen, die für verkaufte Produkte entstanden sind. Das bedeutet: Der Warenbestand bleibt unberücksichtigt, nur der Umsatz ist maßgeblich. Die Kosten werden nach Funktionsbereichen (Vertrieb, Fertigung etc.) gegliedert. Das letztgenannte Verfahren wird in der Praxis wegen seiner größeren Aussagekraft bevorzugt. 

GuV erstellen: Die gesetzlichen Vorschriften

Das Handelsgesetzbuch regelt im Wesentlichen alle für Kaufleute und Gewerbetreibende wichtigen Punkte bei der Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung. Maßgeblich ist insbesondere der §242 Abs.3 HGB: Die Vorschrift regelt, dass die GuV ein verpflichtender Bestandteil des jährlich zu erstellenden Jahresabschlusses ist. Bei der Gliederung der GuV sowie der Auflistung einzelner Posten trifft das Handelsgesetzbuch ebenfalls eindeutige Regelungen. Beispielsweise ist vorgeschrieben, wie außergewöhnliche Abschreibungen, Zu- und Abgänge oder Bestandsveränderungen zu verbuchen und aufzuführen sind.  

Einzelkaufleute und Personengesellschaften haben den Vorteil, dass sie gelockerten Vorschriften unterliegen. Einige Paragrafen können Sie als Einzelkaufmann also ignorieren. Darüber hinaus regelt das HGB die unterschiedlichen Formen (Konten- oder Staffelform) sowie die einzelnen Berechnungsverfahren. Wichtig dabei: Die gewählte Form muss für die Folgejahre beibehalten werden und darf nicht nach Belieben geändert werden. 

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